Doanh nghiệp thuê nhà của từ năm 2026: Cách xử lý thuế, hợp đồng và chi phí hợp lệ theo quy định mới

1. Doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân: vì sao cần quan tâm chính sách thuế mới?

Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp:

• Thuê nhà làm văn phòng
• Thuê mặt bằng kinh doanh
• Thuê kho bãi, nhà xưởng
  từ cá nhân không thành lập doanh nghiệp.

Theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 (áp dụng từ năm 2026), nghĩa vụ thuế phát sinh không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân cho thuê, mà còn tác động trực tiếp đến chi phí hợp lệ của doanh nghiệp đi thuê khi quyết toán thuế TNDN.

Nếu xử lý sai, chi phí thuê nhà có thể bị loại, dẫn đến truy thu thuế và phạt.

2. Cá nhân cho thuê nhà có phải nộp thuế không? Doanh nghiệp có liên quan gì?

Theo quy định mới:

• Cá nhân cho thuê nhà có doanh thu ≤ 500 triệu đồng/năm
  → Không phải nộp thuế TNCN
• Doanh thu > 500 triệu đồng/năm
  → Phải nộp:
  • Thuế GTGT: 5%
  • Thuế TNCN: 5%
    (tính trên doanh thu cho thuê)

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp:
Dù nghĩa vụ thuế thuộc về cá nhân, nhưng doanh nghiệp thường là bên nộp thuế thay, theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê.

3. Doanh nghiệp có bắt buộc phải nộp thuế thay cho cá nhân không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng thực tế gần như bắt buộc theo nghiệp vụ kế toán, vì:

• Nếu cá nhân không tự kê khai, nộp thuế
• Doanh nghiệp không có chứng từ thuế hợp lệ
  → Chi phí thuê nhà có nguy cơ không được trừ

Do đó, doanh nghiệp thường:

• Nộp thuế thay cho cá nhân
• Khấu trừ tiền thuế vào tiền thuê phải trả (nếu hợp đồng thỏa thuận)

4. Điều kiện để chi phí thuê nhà được tính là chi phí hợp lệ

Để chi phí thuê nhà của cá nhân được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần đủ 4 điều kiện:

1. Hợp đồng thuê nhà rõ ràng, có đầy đủ thông tin hai bên
2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản)
3. Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (nếu phát sinh thuế)
4. Chi phí thuê phục vụ hoạt động SXKD của doanh nghiệp

Nếu thiếu 1 trong các điều kiện trên → rủi ro bị loại chi phí khi thanh tra thuế.

5. Ví dụ minh họa thực tế cho doanh nghiệp đi thuê

Doanh nghiệp A thuê nhà của cá nhân B:

• Giá thuê: 60 triệu đồng/tháng
• Doanh thu cho thuê năm: 720 triệu đồng (>500 triệu)

Thuế phát sinh của cá nhân B:

• Thuế GTGT: 720 triệu × 5% = 36 triệu
• Thuế TNCN: 720 triệu × 5% = 36 triệu
  → Tổng thuế: 72 triệu đồng

 Nếu hợp đồng ghi: “Giá thuê chưa bao gồm thuế, doanh nghiệp nộp thuế thay”
→ Doanh nghiệp A:

• Nộp 72 triệu tiền thuế
• Được tính toàn bộ chi phí thuê + thuế nộp thay vào chi phí hợp lệ

Hiện nay, đang có dự kiến nâng ngưỡng miễn thuế lên 500 triệu đồng/năm

Theo đề xuất của Bộ Tài chính, ngưỡng doanh thu miễn thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và cá nhân cho thuê tài sản dự kiến được nâng lên 500 triệu đồng/năm. Theo đó, chỉ phần doanh thu vượt quá 500 triệu đồng mới phải chịu thuế, thay vì tính thuế trên toàn bộ doanh thu như trước đây. Chính sách này nhằm giảm gánh nặng thuế cho hộ kinh doanh nhỏ, khuyến khích kê khai minh bạch và phù hợp với thực tiễn thu nhập hiện nay.

Ví dụ minh họa theo luật dự kiến, với cùng ví dụ như trên

Khi đó, thuế phát sinh của cá nhân B:

• Thuế GTGT: 720 triệu × 5% = 36 triệu
• Thuế TNCN: (720-500) triệu × 5% = 11 triệu
  → Tổng thuế: 47 triệu đồng

6. Lưu ý quan trọng cho kế toán và chủ doanh nghiệp

• Không nên ký hợp đồng “giá trọn gói” mà không làm rõ thuế
• Phải theo dõi doanh thu lũy kế của cá nhân cho thuê trong năm
• Nên bổ sung điều khoản:
  • Ai chịu thuế?
  • Ai kê khai – nộp thuế?
• Ưu tiên thanh toán chuyển khoản đầy đủ, đúng kỳ

Việc doanh nghiệp thuê nhà, mặt bằng, kho bãi từ cá nhân không thành lập doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến chính sách thuế TNCN và GTGT mới theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 áp dụng từ 2026. Cá nhân cho thuê có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm sẽ phát sinh thuế, và doanh nghiệp cần đảm bảo chi phí thuê được tính hợp lệ để khấu trừ thuế TNDN.

Để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần:

• Ký hợp đồng rõ ràng, nêu cụ thể trách nhiệm nộp thuế;
• Thanh toán chuyển khoản và có chứng từ đầy đủ;
• Theo dõi doanh thu của cá nhân cho thuê;
• Nộp thuế thay cho cá nhân nếu cần, đảm bảo chi phí thuê được công nhận hợp lệ.

Việc nắm chắc quy định thuế không chỉ giúp tránh truy thu và phạt thuế, mà còn tối ưu hóa chi phí hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh chính sách miễn thuế mới nâng ngưỡng lên 500 triệu đồng/năm.

Như vậy, doanh nghiệp thuê nhà từ cá nhân cần chuẩn bị hợp đồng, chứng từ và kế hoạch nộp thuế cẩn trọng để đảm bảo tuân thủ luật và tối ưu chi phí.