Nguyên tắc chung để sắp xếp chứng từ kế toán

Để hồ sơ gọn và dễ kiểm tra, bạn nên áp dụng các nguyên tắc:

• Sắp xếp theo thời gian: tháng/quý và/hoặc theo tờ khai thuế.
• Sắp theo loại nghiệp vụ: chứng từ gốc, thuế, thanh toán, kho, lương…
• Quy định cách “kẹp chung”: chứng từ cùng bản chất cho vào cùng bộ (hoặc cùng file) để tiện đối chiếu.
• Mỗi tháng 1 file (nếu phù hợp) để dễ kiểm tra và giảm rối khi tổng hợp.

1) Chứng từ gốc (gốc của gốc) – sắp theo tháng/quý & tờ khai thuế

Cách làm:

• Sắp xếp theo tháng/quý và tờ khai thuế GTGT.
• Với nguyên tắc “kẹp chung” thường gặp:
  • Bán ra: Hóa đơn đầu vào – (tùy tài liệu/luồng chứng từ), tờ khai thuế đã nộp, kèm các chứng từ liên quan (hợp đồng, phiếu/biên bản…).
  • Mua vào: hóa đơn mua vào, chứng từ thanh toán, tờ khai liên quan…

​

Lưu ý quan trọng:

• Đảm bảo đầy đủ chữ ký/dấu (nếu có).
• Mỗi tháng 1 file riêng để dễ đối soát.

Gợi ý triển khai: đặt tên file theo dạng 2026_T01_ChungtuGoc để tra cứu nhanh.

2) Hồ sơ thuế – lưu theo năm, mỗi loại thuế 1 file

Mục tiêu: Khi cần rà soát số liệu thuế, bạn mở đúng file là kiểm được ngay.

Cách làm:

• Lưu theo năm.
• Mỗi loại thuế 1 file riêng.
• Hồ sơ thường gồm:
  • Tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN…)
  • Báo cáo tài chính
  • Quyết toán thuế năm
  • Thông báo/công văn từ cơ quan thuế

Kèm theo:

• Chứng từ nộp thuế
• Bảng kê/phụ lục tờ khai (nếu có)

​

Tách riêng (nếu có):

• Hồ sơ làm việc/giải trình với cơ quan thuế

3) Hợp đồng – lưu theo dự án/khách hàng, kèm đủ phụ lục

Cách sắp xếp:

• Lưu hợp đồng gốc tại phòng kế toán.
• Phân loại theo từng dự án/khách hàng.

​​​

Kẹp kèm:

• Báo giá / hồ sơ thầu (nếu có)
• Biên bản nghiệm thu, thanh lý
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán

Lưu ý:

• Không cho mượn hợp đồng gốc khi chưa được duyệt (đặc biệt với hợp đồng quan trọng).

4) Chứng từ lương – lưu theo năm, chia theo tháng

Cách làm:

• Lưu theo năm – chia theo tháng.
• Bao gồm:
  • Bảng lương
  • Bảng chấm công
  • UNC trả lương / bảng ký nhận
  • Hợp đồng lao động

​​​

Kèm theo:

• Quyết định tăng/giảm lương
• Hồ sơ tham gia BHXH

Lưu ý:

• Khớp số liệu giữa lương – BHXH – thuế TNCN
• Có đủ đầy đủ chứng từ chứng minh (biểu mẫu/phiếu chi ký nhận…)

5) Nhập – xuất kho – ghép theo phiếu kèm hóa đơn/chứng từ liên quan

Phiếu nhập kho kèm:

• Hóa đơn mua vào
• Hợp đồng (nếu có)
• Biên bản giao nhận hàng

Phiếu xuất kho kèm:

• Đề nghị xuất kho
• Biên bản giao nhận / biên bản giao (tùy nghiệp vụ)

Kèm theo sổ sách tổng hợp:

• Thẻ kho / sổ kho
• Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn

6) Chứng từ thanh toán – kèm đúng phê duyệt

Chứng từ thường gặp:

• Phiếu chi / UNC kèm
  • Đề nghị thanh toán
  • Hợp đồng / kế hoạch
  • Phê duyệt của Giám đốc

Lưu ý quản trị:

• Nếu chi nhiều lần: kẹp thêm kế hoạch tổng thể (bản photo nếu cần)

7) Tiền & ngân hàng – lưu theo biên bản và xác nhận số dư

Hồ sơ gồm:

• Biên bản kiểm kê quỹ
• Xác nhận số dư ngân hàng
• Hồ sơ tiền gửi / vay (nếu có)

8) Tài sản cố định (TSCĐ) – 1 tài sản/1 file, kèm hồ sơ vận hành

Môi tài sản = 1 file riêng

• Hợp đồng mua
• Hóa đơn
• Biên bản bàn giao / nghiệm thu
• Hồ sơ thanh lý (nếu có)

Kế toán kèm theo:

• Quyết định ghi nhận TSCĐ
• Bảng tính & phân bổ khấu hao
• Hồ sơ điều chuyển (nếu có)

Lưu ý:

• Xác định đúng tiêu chuẩn TSCĐ
• Trích khấu hao đúng thời gian
• Kiểm kê/đối chiếu định kỳ

9) Công cụ dụng cụ (CCDC) – lưu đủ hóa đơn, phiếu và theo dõi phân bổ

Hồ sơ gồm:

• Hóa đơn mua vào
• Phiếu nhập – xuất kho
• Biên bản bàn giao
• Hợp đồng (nếu có)

Kế toán kèm theo:

• Bảng phân bổ CCDC
• File theo dõi chi tiết

Phân loại gợi ý:

• Phân bổ 1 lần → kẹp chung chứng từ theo tháng
• Phân bổ nhiều kỳ → mở file riêng

10) Công nợ – kẹp chứng từ đối chiếu và hồ sơ xử lý

Hồ sơ công nợ thường gồm:

• Biên bản đối chiếu công nợ
• Còn vấn đề đối nợ (điều chỉnh theo thực tế)
• Hồ sơ xử lý công nợ

​​​​

11) Hồ sơ pháp lý – lưu theo “gốc pháp lý” của doanh nghiệp

Thành phần thường gặp:

• Giấy ĐKKD, điều lệ
• Quyết định / nghị quyết
• Ủy quyền liên quan tài chính

Checklist nhanh theo từng nhóm chứng từ (dễ in/đánh dấu)

• Chứng từ gốc: theo tháng/quý & tờ khai thuế
• Hồ sơ thuế: theo năm, mỗi loại thuế 1 file
• Hợp đồng: đúng khách hàng/dự án + kẹp nghiệm thu/thanh lý/hóa đơn
• Lương: năm → chia tháng + bảng lương/chấm công/UNC/HS lao động
• Kho: nhập–xuất theo phiếu + thẻ kho/tổng hợp tồn
• Thanh toán: phiếu chi/UNC + đề nghị thanh toán + phê duyệt
• Ngân hàng/quỹ: biên bản kiểm kê + xác nhận số dư
• TSCĐ: 1 tài sản/1 file + quyết định ghi nhận + khấu hao
• CCDC: hóa đơn + phiếu + bàn giao + bảng phân bổ
• Công nợ: biên bản đối chiếu + hồ sơ xử lý
• Pháp lý: ĐKKD/điều lệ/quyết định/ủy quyền

​

 Hotline: 0966 002 638
 Email: [email protected]
 Website: https://ketoanthuedaiduong.com/

Kế Toán Đại Dương – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi vấn đề về kế toán và thuế.