Việc xác định chi phí hợp lý đối với hoạt động thu mua phế liệu được dựa trên hệ thống văn bản pháp luật hiện hành. Trước hết, Khoản 2.4 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định rõ các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Bên cạnh đó, Nghị định 320/2025/NĐ-CP của Chính phủ cũng đưa ra các nguyên tắc liên quan đến chi phí được trừ. Đồng thời, Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về hồ sơ, chứng từ đối với các khoản chi trong trường hợp đặc thù, bao gồm cả hoạt động thu mua phế liệu không có hóa đơn.
Những căn cứ pháp lý này là nền tảng để doanh nghiệp xác định tính hợp lệ của chi phí khi quyết toán thuế.
Trong thực tế, doanh nghiệp và hộ kinh doanh thường thu mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt hoặc từ các cá nhân không kinh doanh. Đây là những đối tượng không thuộc diện phải xuất hóa đơn theo quy định.
Trong các trường hợp này, dù không có hóa đơn đầu vào, khoản chi vẫn có thể được xem xét là chi phí hợp lệ nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hồ sơ và chứng từ theo quy định của pháp luật thuế.
Để đảm bảo khoản chi được chấp nhận khi tính thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh tính hợp pháp và thực tế của giao dịch.
Trước hết, phải có chứng từ thanh toán thể hiện việc chi trả tiền cho người bán theo đúng quy định kế toán. Đối với các giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên trong một ngày đối với một người bán, việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện theo hình thức không dùng tiền mặt.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu quy định. Trước ngày 12/3/2026 áp dụng mẫu số 01/TNDN, và từ ngày 12/3/2026 trở đi áp dụng mẫu số 02/TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Nội dung bảng kê phải thể hiện đầy đủ thông tin về người bán, loại phế liệu, số lượng, giá trị, thời điểm giao dịch và chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền.
Song song với đó, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế. Những tài liệu này bao gồm thông tin người bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ thanh toán và các bằng chứng liên quan khác nhằm chứng minh hoạt động mua bán là có thật.
Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, bảng kê thu mua là căn cứ quan trọng để xác định chi phí được trừ trong trường hợp không có hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, việc lập bảng kê không đồng nghĩa với việc khoản chi sẽ tự động được chấp nhận.
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, trung thực và đầy đủ của thông tin kê khai. Cơ quan thuế sẽ xem xét toàn diện hồ sơ trước khi chấp nhận chi phí.
Việc phân định giữa cá nhân thu nhặt phế liệu và hoạt động kinh doanh thu mua phế liệu là yếu tố rất quan trọng trong quản lý thuế.
Đối với cá nhân trực tiếp thu nhặt phế liệu, đây được xem là hoạt động không mang tính kinh doanh, do đó không phải đăng ký kinh doanh và cũng không phải xuất hóa đơn.
Ngược lại, nếu một cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thu mua phế liệu từ nhiều nguồn khác nhau để bán lại thì hoạt động này đã mang tính chất kinh doanh. Khi đó, bắt buộc phải thực hiện đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và kê khai, nộp thuế theo đúng quy định pháp luật.
Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc lập bảng kê không phải là điều kiện duy nhất để được chấp nhận chi phí. Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra nhiều yếu tố như tính hợp lý của giá mua, tính thực tế của giao dịch và sự phù hợp giữa chứng từ với hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp không chứng minh được giao dịch là có thật hoặc hồ sơ không đầy đủ, khoản chi có thể bị loại khi quyết toán thuế. Điều này có thể làm tăng nghĩa vụ thuế và phát sinh rủi ro về xử phạt.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp vẫn được phép ghi nhận chi phí thu mua phế liệu không có hóa đơn đầu vào trong những trường hợp đặc thù. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp bắt buộc phải lập bảng kê đầy đủ, có chứng từ thanh toán hợp lệ và hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.
Đối với các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên, cần thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt. Đồng thời, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực của hồ sơ.
Trong trường hợp hoạt động thu mua mang tính thường xuyên và có quy mô, việc đăng ký kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ thuế là bắt buộc nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
Hotline: 0966 002 638
Email: [email protected]
Website: https://ketoanthuedaiduong.com/
Kế Toán Đại Dương – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi vấn đề về kế toán và thuế.
-cr-220x145.png)
-cr-220x145.png)
