Doanh nghiệp mới nên thuê kế toán theo hình thức nào? Giải pháp tối ưu chi phí và tuân thủ pháp luật

Quy định pháp luật về bộ máy kế toán của doanh nghiệp

Theo Luật Kế toán 2015, tất cả doanh nghiệp khi hoạt động đều phải tổ chức công tác kế toán và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ như:

• Ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
• Lập báo cáo tài chính
• Thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế

Ngoài ra, quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Kế toán cũng nêu rõ doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương án Thuê kế toán nội bộ (tuyển nhân viên kế toán) hoặc Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài.

Bên cạnh đó, các quy định liên quan đến quản lý thuế tại Luật Quản lý thuế 2019 cũng yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện:

• Kê khai thuế đúng thời hạn
• Lập báo cáo tài chính
• Lưu trữ chứng từ kế toán

Do đó, việc tổ chức bộ phận kế toán là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.

Các hình thức thuê kế toán phổ biến hiện nay

Hiện nay, doanh nghiệp mới thành lập thường lựa chọn một trong ba hình thức kế toán phổ biến sau.

1. Thuê kế toán nội bộ

Đây là hình thức tuyển dụng nhân viên kế toán làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp. Nhân viên kế toán sẽ đảm nhận các công việc như:

• Lập chứng từ kế toán
• Ghi sổ kế toán
• Kê khai thuế hàng tháng hoặc quý
• Lập báo cáo tài chính cuối năm
• Theo dõi công nợ, chi phí và doanh thu

Ưu điểm

• Kiểm soát tài chính chặt chẽ
• Xử lý chứng từ kịp thời
• Thuận tiện trong việc trao đổi công việc

Nhược điểm

Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc tuyển kế toán nội bộ thường có những hạn chế như:

• Chi phí nhân sự cao
• Phải đóng bảo hiểm xã hội
• Cần trang bị phần mềm kế toán và hệ thống lưu trữ

Thông thường, mức lương kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ dao động từ 8 đến 15 triệu đồng mỗi tháng, chưa bao gồm các chi phí khác. Vì vậy, hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn hoặc có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

2. Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài

Đây là hình thức phổ biến nhất đối với doanh nghiệp mới thành lập.

Doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng với một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán - thuế để thực hiện các công việc kế toán theo quy định pháp luật. Theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP, tổ chức kinh doanh dịch vụ kế toán phải đáp ứng các điều kiện như:

• Có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán
• Có kế toán viên hành nghề
• Tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán

Công việc của dịch vụ kế toán

Khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ các công việc như:

• Kê khai thuế giá trị gia tăng
• Kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp
• Kê khai thuế thu nhập cá nhân
• Lập báo cáo tài chính năm
• Tư vấn chính sách thuế

Ngoài ra, nhiều đơn vị còn hỗ trợ:

• Đăng ký thuế ban đầu
• Đăng ký chữ ký số
• Đăng ký hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hiện nay phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Do đó, việc thuê dịch vụ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện đúng các quy định về hóa đơn và thuế.

Ưu điểm

Thuê dịch vụ kế toán mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mới:

• Chi phí thấp hơn so với tuyển nhân viên
• Được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên môn
• Giảm rủi ro sai sót về thuế

Chi phí dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ thường chỉ từ 500.000 - 2.000.000 đồng mỗi tháng tùy vào khối lượng chứng từ.

Nhược điểm

• Không có nhân viên kế toán làm việc trực tiếp tại công ty
• Cần cung cấp chứng từ đầy đủ cho đơn vị dịch vụ

Tuy nhiên, nếu lựa chọn đơn vị uy tín thì đây vẫn là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp mới.

3. Thuê kế toán bán thời gian

Ngoài hai hình thức trên, một số doanh nghiệp lựa chọn kế toán làm việc bán thời gian (part-time).

Kế toán sẽ đến doanh nghiệp theo lịch cố định, ví dụ:

• 1 - 2 ngày mỗi tuần
• Hoặc vài ngày mỗi tháng

Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí nhân sự
• Vẫn có kế toán trực tiếp xử lý chứng từ

Nhược điểm

Tuy nhiên, kế toán bán thời gian thường gặp một số hạn chế như:

• Khó xử lý kịp thời khi phát sinh công việc gấp
• Phụ thuộc vào kinh nghiệm của một cá nhân

Vì vậy, hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có ít chứng từ kế toán.

Doanh nghiệp mới nên chọn hình thức kế toán nào?

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, số lượng hóa đơn và chứng từ thường không nhiều trong giai đoạn đầu. Do đó, việc tuyển kế toán nội bộ ngay từ đầu có thể khiến doanh nghiệp tăng chi phí vận hành không cần thiết. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê dịch vụ kế toán bên ngoài vì những lý do sau:

• Tiết kiệm chi phí
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật
• Được tư vấn chính sách thuế

Ngoài ra, các đơn vị dịch vụ kế toán thường có đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm, giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề liên quan đến: thuế, hóa đơn, báo cáo tài chính, quyết toán thuế. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế.

Những lưu ý khi thuê dịch vụ kế toán

Để đảm bảo hiệu quả khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:

Lựa chọn đơn vị uy tín

Nên lựa chọn đơn vị có:

• Giấy phép kinh doanh dịch vụ kế toán
• Kế toán viên có chứng chỉ hành nghề
• Kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế

Cung cấp chứng từ đầy đủ

Doanh nghiệp cần cung cấp cho đơn vị dịch vụ các chứng từ như:

• Hóa đơn đầu vào và đầu ra
• Hợp đồng kinh tế
• Bảng lương nhân viên
• Chứng từ ngân hàng

Việc cung cấp chứng từ đầy đủ sẽ giúp đảm bảo báo cáo thuế chính xác.

Theo dõi tình hình tài chính doanh nghiệp

Mặc dù thuê dịch vụ kế toán, chủ doanh nghiệp vẫn nên thường xuyên theo dõi báo cáo tài chính và báo cáo thuế để nắm rõ tình hình kinh doanh.

Việc lựa chọn hình thức kế toán phù hợp đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, thuê dịch vụ kế toán bên ngoài thường là giải pháp tối ưu, giúp tiết kiệm chi phí, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế rủi ro về thuế.

Trong khi đó, khi doanh nghiệp phát triển và có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc xây dựng bộ phận kế toán nội bộ sẽ giúp kiểm soát tài chính hiệu quả hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc quy mô hoạt động, khối lượng chứng từ và ngân sách để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp ngay từ đầu.

Kế Toán Đại Dương sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi vấn đề về thuế - kế toán.

Hotline: 0966 002 638

Email: [email protected]

Website: https://ketoanthuedaiduong.com/