Hàng hóa cho, biếu, tặng từ 01/07/2026: Hóa đơn, VAT và hạch toán thế nào?

1. Hàng hóa cho, biếu, tặng không thu tiền có phải xuất hóa đơn?

Không thu tiền không có nghĩa là không phải lập hóa đơn

Khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để:

• Cho, biếu, tặng khách hàng;

• Tặng nhân viên;

• Khuyến mại;

• Quảng cáo;

• Làm hàng mẫu;

• Trả thay lương;

• Tiêu dùng nội bộ;

thì không nên mặc định rằng không phát sinh tiền thu nên không cần hóa đơn.

Nguyên tắc cần nhớ:

Không thu tiền ≠ Không xuất hóa đơn.

Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện việc lập hóa đơn đối với hàng hóa cho, biếu, tặng theo quy định.

Ví dụ doanh nghiệp mua quà tặng khách hàng

Công ty mua 50 bộ quà, giá trị 800.000 đồng/bộ, để tặng khách hàng nhân dịp thành lập công ty.

Khách hàng không thanh toán tiền cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp xuất quà tặng, vẫn phải thực hiện việc lập hóa đơn theo quy định.

Do đó, kế toán không nên bỏ qua bước lập hóa đơn chỉ vì hàng hóa được tặng miễn phí.

2. Tặng hàng cho nhiều người có phải xuất từng hóa đơn?

Đây là vấn đề thường gặp khi doanh nghiệp thực hiện các chương trình tặng quà cho số lượng lớn khách hàng hoặc người lao động.

Không phải cứ 300 người là mặc định 300 hóa đơn

Ví dụ:

Công ty có 300 nhân viên, mỗi người được tặng một phần quà Tết trị giá 600.000 đồng/phần quà.

Kế toán không nên hiểu máy móc rằng:

300 người = 300 hóa đơn riêng biệt.

Trong trường hợp đáp ứng điều kiện được sử dụng hóa đơn kèm bảng kê theo quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện hóa đơn kèm bảng kê.

Bảng kê cần thể hiện đầy đủ thông tin

Khi sử dụng bảng kê, kế toán cần kiểm tra:

• Thông tin người nhận;

• Nội dung hàng hóa/quà tặng;

• Số lượng;

• Giá trị;

• Các thông tin khác theo yêu cầu;

• Tổng giá trị trên bảng kê phải phù hợp với hóa đơn.

Lưu ý: Không phải cứ tặng cho nhiều người là mặc nhiên được lập một hóa đơn tổng hợp.

Trước khi xuất hóa đơn, kế toán nên kiểm tra:

1. Doanh nghiệp có thuộc trường hợp được sử dụng bảng kê hay không?

2. Kỳ lập hóa đơn đã phù hợp chưa?

3. Hóa đơn có cần thể hiện thông tin kèm bảng kê không?

4. Bảng kê đã đầy đủ thông tin theo quy định chưa?

3. Tặng hàng cho nhân viên cần ghi thông tin người nhận thế nào?

Đối với trường hợp doanh nghiệp tặng hàng cho người lao động, việc xác định thông tin người nhận cũng cần được kế toán quan tâm.

Người nhận cung cấp đầy đủ thông tin

Nếu người nhận cung cấp đầy đủ thông tin theo quy định, doanh nghiệp thực hiện thể hiện thông tin tương ứng trên hóa đơn.

Các thông tin có thể bao gồm:

• Họ tên;

• Địa chỉ;

• Mã số định danh cá nhân nếu có;

• Các thông tin khác theo trường hợp cụ thể.

Người nhận không cung cấp thông tin

Nếu thuộc trường hợp người tiêu dùng không cung cấp thông tin, việc lập hóa đơn được thực hiện theo hướng dẫn dành cho trường hợp này.

Theo infographic, hóa đơn có thể thể hiện theo hướng:

“Bán cho người tiêu dùng”.

Kế toán không nên chỉ quan tâm đến hóa đơn

Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ nội bộ về chương trình tặng quà để chứng minh việc mua và tặng hàng là có thực.

Hồ sơ nên được rà soát gồm:

• Danh sách người nhận quà;

• Quyết định/chương trình tặng quà;

• Chứng từ nhận hàng, giao nhận nếu có;

• Hóa đơn đầu vào;

• Chứng từ thanh toán;

• Chứng từ xuất kho;

• Các tài liệu liên quan khác.

Có thể hiểu theo quy trình:

Quà mua thật → Tặng thật → Đúng đối tượng → Đúng mục đích → Đủ hồ sơ.

4. VAT đầu vào của quà tặng có được khấu trừ không?

Một vấn đề khác mà doanh nghiệp thường quan tâm là:

Mua hàng về để tặng thì VAT đầu vào có bị loại hay không?

Theo nội dung infographic, VAT đầu vào có thể được khấu trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện khấu trừ theo quy định.

Không nên hiểu đơn giản:

“Mua về để tặng thì VAT đầu vào chắc chắn không được khấu trừ.”

Ví dụ mua quà tặng khách hàng

Công ty mua 80 phần quà để tặng khách hàng:

Nếu đáp ứng điều kiện về:

• Hóa đơn;

• Chứng từ;

• Thanh toán;

• Điều kiện khấu trừ khác;

thì kế toán thực hiện hạch toán VAT đầu vào theo quy định áp dụng cho doanh nghiệp.

Hạch toán khi mua quà

Theo ví dụ trong tài liệu:

Nợ TK 156: 80 triệu đồng
Nợ TK 1331: 8 triệu đồng
Có TK 111/112/331: 88 triệu đồng

Sau đó, khi xuất quà tặng, kế toán tiếp tục thực hiện bước xử lý hàng xuất tặng và VAT đầu ra.

5. Hàng biếu, tặng có phải tính VAT đầu ra không?

Có.

Đây là một trong những nội dung kế toán cần đặc biệt lưu ý khi xử lý hàng hóa biếu, tặng.

Doanh nghiệp không thu tiền từ người nhận nhưng vẫn phải xác định VAT đầu ra theo quy định.

Ví dụ tính VAT hàng biếu, tặng

Giả sử:

• Giá tính thuế: 80 triệu đồng

• Thuế suất VAT: 10%

VAT đầu ra:

80 triệu × 10% = 8 triệu đồng

Như vậy:

Kế toán cần theo dõi đồng thời VAT đầu vào và VAT đầu ra

Quy trình cần kiểm soát:

VAT đầu vào khi mua quà → Hàng xuất tặng → Hóa đơn quà tặng → VAT đầu ra phải kê khai

Vì vậy, khi doanh nghiệp thực hiện chương trình tặng quà, kế toán không nên chỉ kiểm tra hóa đơn đầu vào mà bỏ qua phần VAT đầu ra.

6. Hạch toán hàng biếu, tặng như thế nào?

Việc hạch toán hàng biếu, tặng cần căn cứ vào bản chất khoản chi, mục đích tặng và chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.

Infographic đưa ra hai trường hợp cơ bản.

Trường hợp 1 – Mua hàng nhập kho, sau đó mới đem tặng

Bước 1: Khi mua hàng

Theo ví dụ:

Nợ TK 156: Giá trị hàng chưa VAT
Nợ TK 1331: VAT đầu vào
Có TK 111/112/331: Tổng thanh toán

Bước 2: Khi xuất kho đem tặng

Theo mục đích tặng và chế độ kế toán áp dụng, tài khoản chi phí được sử dụng phù hợp.

Ví dụ trong tài liệu:

Nợ TK 641/642
Có TK 156

Bước 3: Phần VAT đầu ra

Theo ví dụ:

Nợ TK 641/642
Có TK 3331

Kế toán cần xác định đúng tài khoản chi phí căn cứ vào mục đích của chương trình tặng quà và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Trường hợp 2 – Mua về tặng ngay, không qua kho

Nếu doanh nghiệp mua hàng và thực hiện tặng ngay, không qua bước nhập kho, kế toán có thể xử lý theo hướng dẫn trong tài liệu:

Khi mua và tặng ngay

Nợ TK 641/642: Giá trị hàng tặng
Nợ TK 1331: VAT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ
Có TK 111/112/331: Tổng thanh toán

Khi phát sinh VAT đầu ra

Nợ TK 641/642
Có TK 3331

Tuy nhiên, khi hạch toán thực tế, doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất khoản chi, mục đích tặng quà và chế độ kế toán đang áp dụng, không nên áp dụng máy móc một bút toán cho mọi trường hợp.

7. Chi phí quà tặng có được trừ khi tính thuế TNDN?

Đây cũng là nội dung doanh nghiệp cần quan tâm khi thực hiện chương trình tặng quà.

Theo nội dung tài liệu, chi phí quà tặng có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện liên quan.

Không phải cứ có hóa đơn là mặc nhiên được tính vào chi phí được trừ.

Doanh nghiệp cần chứng minh khoản chi

Kế toán cần kiểm tra các yếu tố:

• Khoản chi có phát sinh thực tế;

• Có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh;

• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ;

• Đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định;

• Đáp ứng các điều kiện khác có liên quan.

Do đó, bộ hồ sơ quà tặng càng đầy đủ thì càng thuận lợi khi doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế.

8. Quà tặng cho người lao động có lưu ý gì về thuế TNDN?

Đối với quà tặng mang tính chất phúc lợi cho người lao động, kế toán cần lưu ý đến giới hạn chi phí phúc lợi khi xác định khoản chi được trừ.

Phần chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động nếu vượt giới hạn theo quy định sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Vì vậy, doanh nghiệp nên:

• Phân loại rõ quà tặng cho khách hàng và quà tặng cho người lao động;

• Xác định mục đích của khoản chi;

• Theo dõi riêng các khoản phúc lợi;

• Kiểm tra giới hạn chi phí phúc lợi;

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh.

9. Hồ sơ kế toán cần lưu khi doanh nghiệp tặng quà

Để hạn chế rủi ro khi kiểm tra, thanh tra hoặc quyết toán thuế, kế toán nên rà soát đầy đủ hồ sơ.

Hồ sơ mua hàng

Có thể gồm:

• Hợp đồng/đơn đặt hàng;

• Hóa đơn đầu vào;

• Phiếu nhập kho nếu có;

• Chứng từ thanh toán;

• Các chứng từ liên quan.

Hồ sơ chương trình tặng quà

Nên lưu:

• Quyết định/chương trình tặng quà;

• Mục đích chương trình;

• Đối tượng nhận quà;

• Danh sách người nhận;

• Chứng từ giao nhận nếu có;

• Phiếu xuất kho;

• Hóa đơn hàng biếu, tặng;

• Chứng từ kế toán liên quan.

Kiểm tra cuối kỳ/cuối năm

Kế toán nên rà soát theo chuỗi:

Hóa đơn → Chứng từ thanh toán → Quyết định/chương trình → Danh sách người nhận → Bảng kê → Chứng từ giao nhận → Hạch toán → Kê khai thuế

Đây là bước quan trọng để hạn chế tình trạng hồ sơ nội bộ không khớp với hóa đơn và sổ sách kế toán.

10. Ví dụ tổng hợp quy trình kế toán hàng biếu, tặng

Giả sử Công ty B mua 50 bộ quà, giá 800.000 đồng/bộ, chưa xét các chi tiết khác, để tặng khách hàng nhân dịp thành lập công ty.

Quy trình có thể được hình dung như sau:

Bước 1 – Có quyết định/chương trình tặng quà

Doanh nghiệp xác định:

• Mục đích tặng;

• Đối tượng nhận;

• Số lượng;

• Giá trị;

• Twitter Share Facebook Share