Hóa Đơn Hợp Lệ Là Gì? Điều Kiện Để Chi Phí Không Bị Loại Khi Tính Thuế

Hóa đơn hợp lệ là gì?

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật về:

• Hình thức hóa đơn

• Nội dung trên hóa đơn

• Tính pháp lý của bên bán

• Điều kiện thanh toán

• Mối liên hệ với hoạt động kinh doanh

Nếu thiếu một trong các yếu tố trên, chi phí có thể bị loại khi quyết toán thuế.

5 điều kiện để chi phí không bị loại khi quyết toán thuế

Chi phí phải phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh

Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo doanh thu của doanh nghiệp.

Ví dụ hợp lệ:
✔ Chi phí mua nguyên vật liệu
✔ Chi phí thuê văn phòng
✔ Chi phí quảng cáo

Ví dụ dễ bị loại:
❌ Chi phí cá nhân của chủ doanh nghiệp
❌ Mua hàng không phục vụ kinh doanh

Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Hóa đơn cần:

✔ Đúng tên, mã số thuế doanh nghiệp
✔ Đúng ngày tháng
✔ Đúng hàng hóa/dịch vụ
✔ Không tẩy xóa, sai sót nghiêm trọng

Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động vẫn có thể bị loại.

Thanh toán đúng quy định

Với hóa đơn có giá trị lớn (theo quy định), bắt buộc phải:

✔ Thanh toán không dùng tiền mặt
✔ Có chứng từ chuyển khoản rõ ràng

Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn lớn → chi phí có thể bị loại.

Có đủ hồ sơ đi kèm

Nhiều doanh nghiệp chỉ có hóa đơn nhưng thiếu:

• Hợp đồng

• Biên bản nghiệm thu

• Phiếu xuất kho

• Chứng từ giao nhận

Cơ quan thuế có thể đánh giá giao dịch “không có thật”.

Chi phí được hạch toán đúng thời điểm

Hạch toán sai kỳ kế toán cũng có thể khiến chi phí không được chấp nhận khi quyết toán.

Những trường hợp hóa đơn dễ bị loại nhất

❌ Hóa đơn mua của công ty “ma”
❌ Hóa đơn không đúng ngành nghề kinh doanh
❌ Hóa đơn không chứng minh được hàng hóa đã nhận
❌ Hóa đơn chi phí cá nhân đưa vào công ty
❌ Hóa đơn đầu vào không liên quan doanh thu

Hậu quả khi chi phí bị loại

Khi chi phí không được chấp nhận:

• Tăng thu nhập chịu thuế

• Bị truy thu thuế TNDN

• Phạt 20% số thuế khai sai

• Tính tiền chậm nộp

➡ Doanh nghiệp có thể mất hàng chục – hàng trăm triệu chỉ vì một hóa đơn sai.

Giải pháp an toàn cho doanh nghiệp

Để tránh rủi ro:

✔ Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn trước khi hạch toán
✔ Rà soát nhà cung cấp
✔ Đối chiếu chứng từ đầy đủ
✔ Rà soát thuế định kỳ

Đừng để hóa đơn sai làm doanh nghiệp trả giá

Một hóa đơn sai có thể kéo theo cả chuỗi rủi ro thuế.

 Liên hệ Kế Toán Đại Dương để được rà soát hóa đơn và chi phí trước khi quyết toán, giúp doanh nghiệp an toàn – đúng luật – tránh truy thu.

Hotline: 0966 002 638
Email: [email protected]
Website: https://ketoanthuedaiduong.com/

Kế Toán Đại Dương – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi vấn đề về kế toán và thuế.