Trường hợp doanh nghiệp quyết định tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH và áp dụng trở về trước, phần chênh lệch tiền BHXH phát sinh phải được thực hiện truy đóng theo quy định.
Điều này đặc biệt cần lưu ý khi quyết định tăng lương được ban hành sau nhưng thời điểm áp dụng lại được xác định từ các tháng trước.
Ví dụ:
Tháng 7/2026, công ty quyết định tăng mức lương đóng BHXH của anh A.
Mức cũ: 10 triệu đồng/tháng.
Mức mới: 12 triệu đồng/tháng.
Thời điểm áp dụng: 01/04/2026.
Như vậy, doanh nghiệp phải truy đóng phần BHXH trên mức tăng 2 triệu đồng/tháng cho các tháng 4, 5 và 6/2026 theo quy định.
Kế toán cần lưu ý: Khi xử lý tăng lương hồi tố, cần kiểm tra kỹ thời điểm quyết định tăng lương, thời điểm áp dụng và khoảng thời gian phải truy đóng BHXH.
Theo nội dung được thể hiện trong tài liệu, trường hợp người lao động gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng mới ngay tại nước tiếp nhận cũng là trường hợp cần lưu ý về nghĩa vụ truy đóng BHXH.
Ví dụ:
Anh B đang làm việc tại nước ngoài.
Sau khi hợp đồng hết hạn, anh B gia hạn hợp đồng ngay tại nước tiếp nhận.
Khi người lao động trở về Việt Nam, doanh nghiệp cần rà soát và thực hiện truy đóng BHXH theo quy định.
Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi đầy đủ thời hạn hợp đồng và tình trạng làm việc của người lao động ở nước ngoài để tránh bỏ sót nghĩa vụ BHXH.
Một số đối tượng đặc thù không hưởng tiền lương vẫn thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc và có thể phát sinh nghĩa vụ truy đóng khi chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ.
Theo nội dung trong tài liệu, nhóm đối tượng này bao gồm:
Chủ hộ kinh doanh đã đăng ký kinh doanh.
Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên.
Người đại diện phần vốn nhà nước hoặc cổ phần của doanh nghiệp.
Các chức danh quản lý được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
Ví dụ:
Ông C là chủ hộ kinh doanh đã đăng ký kinh doanh, thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc nhưng chưa đóng hoặc đóng chậm.
Khi đó, cần thực hiện truy đóng số tiền BHXH phải đóng theo quy định.
Trường hợp đóng chậm còn có thể phát sinh tiền chậm đóng 0,03%/ngày theo nội dung được nêu trong tài liệu.
Việc tính tiền truy đóng phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
Số tiền truy đóng = Phần BHXH phải đóng bổ sung do tăng tiền lương.
Ví dụ, mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH tăng thêm 2 triệu đồng/tháng và thời gian áp dụng hồi tố là 3 tháng thì kế toán cần xác định phần BHXH phải đóng bổ sung tương ứng cho 3 tháng này.
Theo nội dung trong hình:
Số tiền truy đóng = Số tiền phải đóng + tiền chậm đóng 0,03%/ngày
Khoản tiền chậm đóng được tính trên số tiền phải đóng và số ngày đóng chậm.
Lưu ý: Kế toán cần xác định chính xác số tiền phải đóng, thời gian truy đóng và số ngày chậm đóng trước khi lập hồ sơ điều chỉnh.
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên rà soát:
Kiểm tra ngày doanh nghiệp ban hành quyết định tăng lương và thời điểm mức lương mới bắt đầu được áp dụng.
Xác định chính xác những tháng có phát sinh chênh lệch tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
Tính phần chênh lệch BHXH phải đóng bổ sung theo từng tháng.
Theo dõi thời hạn thực hiện truy đóng để tránh phát sinh thêm tiền chậm đóng.
Đối chiếu thông tin trên hồ sơ lao động, quyết định tiền lương và dữ liệu BHXH trước khi thực hiện điều chỉnh.
Có thể tóm tắt nội dung như sau:
| Trường hợp | Nội dung cần lưu ý |
|---|---|
| Tăng lương có hồi tố | Truy đóng phần BHXH phát sinh do tăng tiền lương |
| Lao động đi làm việc ở nước ngoài | Rà soát và thực hiện truy đóng theo quy định khi người lao động trở về |
| Đối tượng đặc thù không hưởng tiền lương | Một số đối tượng vẫn thuộc diện BHXH bắt buộc và có thể phát sinh truy đóng |
Truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc là nội dung kế toán và doanh nghiệp cần chủ động rà soát, đặc biệt khi có thay đổi về tiền lương, người lao động làm việc ở nước ngoài hoặc phát sinh đối tượng tham gia BHXH bắt buộc không hưởng tiền lương.
Kế toán nên kiểm tra thời điểm phát sinh nghĩa vụ, mức đóng, thời gian truy đóng và tình trạng đóng BHXH để xử lý kịp thời, hạn chế phát sinh tiền chậm đóng.
Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc rà soát BHXH, tính phần truy đóng hoặc xử lý hồ sơ BHXH, hãy chủ động kiểm tra sớm để hạn chế sai sót.
???? CẦN TƯ VẤN về kế toán – thuế – BHXH, vui lòng liên hệ để được hỗ trợ.
