Hóa đơn mang tên chủ doanh nghiệp: Có được tính chi phí và khấu trừ thuế không?

1. Hóa đơn mang tên chủ doanh nghiệp là gì?

Hóa đơn mang tên chủ doanh nghiệp là trường hợp người đứng tên trên hóa đơn là cá nhân (chủ doanh nghiệp, giám đốc, người đại diện pháp luật…) thay vì tên doanh nghiệp. Tình huống này thường phát sinh trong thực tế khi:

• Cá nhân đứng ra ký hợp đồng thuê nhà, thuê văn phòng
• Cá nhân thanh toán chi phí điện, nước, internet
• Cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Ở đây, vấn đề được doanh nghiệp quan tâm nhất là:

• Hóa đơn mang tên cá nhân có được tính chi phí hợp lý không?
• Có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

2. Hóa đơn mang tên

Theo Điều 4 khoản 1 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp:

“Chi phí được trừ là các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật và thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.”

Quy định này không bắt buộc hóa đơn phải mang tên doanh nghiệp, mà tập trung vào:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ
• Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Từ quy định trên, có thể kết luận: Hóa đơn mang tên chủ doanh nghiệp (cá nhân) vẫn có thể được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nếu doanh nghiệp chứng minh được:

• Khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
• Có hợp đồng thuê / hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản ủy quyền giữa doanh nghiệp và cá nhân
• Có hóa đơn hợp pháp
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên)

Hồ sơ thường được chấp nhận khi giải trình thuế, bao gồm:

• Hợp đồng thuê hoặc hợp đồng dịch vụ
• Giấy ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân
• Hóa đơn mang tên cá nhân
• Chứng từ chuyển khoản

3. Hóa đơn mang tên chủ doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không?

Theo Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (hướng dẫn Luật Thuế GTGT):

“Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ khi có hóa đơn GTGT hợp pháp và hóa đơn ghi đầy đủ, đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.”

Trong trường hợp:

• Hóa đơn mang tên cá nhân
• Doanh nghiệp là đơn vị kê khai và khấu trừ thuế GTGT

➡ Không trùng khớp chủ thể mua hàng

Thực tế thanh tra, kiểm tra thuế cho thấy Cơ quan thuế thường không chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn mang tên cá nhân. Ngay cả khi có hợp đồng hoặc ủy quyền, việc khấu trừ VAT vẫn rất rủi ro.

Trừ Như vậy, trừ một số trường hợp rất đặc biệt có ủy quyền chặt chẽ, đa số doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT.

Tóm lại, hóa đơn mang tên chủ doanh nghiệp có thể được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN nếu khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp. Tuy nhiên, do không trùng khớp chủ thể mua hàng, các hóa đơn này thường không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Để giảm rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng hóa đơn đứng tên doanh nghiệp.