Thuế là một trong những nội dung cần kiểm tra đầu tiên khi tiếp nhận công việc kế toán.
Những nội dung cần rà soát
Kế toán cần:
Kiểm tra các khoản thuế còn phải nộp;
Rà soát tiền chậm nộp nếu có;
Kiểm tra các thông báo, công văn hoặc yêu cầu giải trình;
Đối chiếu số liệu trên tờ khai với sổ kế toán;
Xác định nguyên nhân khi số liệu giữa tờ khai và sổ sách có chênh lệch.
Ví dụ cần lưu ý
Tờ khai thuế GTGT thể hiện doanh nghiệp còn phải nộp 80 triệu đồng, nhưng sổ kế toán lại đang theo dõi số khác. Kế toán không nên tiếp tục hạch toán ngay mà cần tìm nguyên nhân chênh lệch.
Tài khoản nên kiểm tra
TK 133;
TK 333;
Các tài khoản doanh thu và chi phí liên quan.
Số liệu về lao động, tiền lương và BHXH cần được đối chiếu với tình hình nhân sự thực tế của doanh nghiệp.
Các nội dung cần kiểm tra
Đối chiếu danh sách nhân sự với hợp đồng lao động;
Kiểm tra người đã nghỉ việc đã được báo giảm hay chưa;
Kiểm tra người đang làm việc nhưng chưa tham gia BHXH;
Đối chiếu mức đóng BHXH với bảng lương.
Ví dụ
Công ty có 20 người đang làm việc nhưng dữ liệu BHXH chỉ thể hiện 18 người. Kế toán cần xác định ngay 2 người còn lại chưa tham gia BHXH hay hồ sơ chưa được cập nhật.
Tài khoản cần rà soát
TK 334;
TK 338;
Các tài khoản chi phí tiền lương liên quan.
Hóa đơn điện tử, doanh thu và số liệu kế toán phải có sự liên kết chặt chẽ.
Kế toán cần thực hiện
Rà soát hóa đơn đầu vào, đầu ra;
Tìm các hóa đơn sai sót chưa được xử lý;
Kiểm tra doanh thu đã phát sinh nhưng chưa xuất hóa đơn;
Kiểm tra hóa đơn đã xuất nhưng chưa hạch toán;
Đối chiếu hóa đơn với doanh thu và công nợ.
Ví dụ
Trong tháng 7, doanh nghiệp đã xuất hóa đơn 110 triệu đồng nhưng sổ doanh thu chưa ghi nhận. Trường hợp này cần kiểm tra ngay chứng từ và các bút toán liên quan.
Tài khoản cần kiểm tra
Có thể rà soát các tài khoản liên quan như:
TK 111;
TK 133;
TK 3331;
TK 511;
TK 521;
TK 632.
Tiền là khoản mục có rủi ro cao nên cần được ưu tiên kiểm tra.
Những việc cần làm
Đối chiếu quỹ tiền mặt với số tiền thực tế;
Đối chiếu từng tài khoản ngân hàng;
Rà soát sao kê ngân hàng;
Tìm các khoản thu, chi chưa được hạch toán;
Kiểm tra các khoản vay, góp vốn hoặc tiền cá nhân chuyển vào doanh nghiệp.
Ví dụ
Sao kê ngân hàng có khoản 300 triệu đồng chuyển vào nhưng trên sổ kế toán chưa có bút toán. Kế toán không nên tự động ghi nhận khoản tiền này là doanh thu khi chưa xác định rõ bản chất.
Tài khoản cần kiểm tra
TK 111;
TK 112;
TK 113;
TK 128;
TK 341;
TK 411;
Các tài khoản liên quan khác.
Công nợ tồn đọng lâu năm là một trong những vấn đề phổ biến khi tiếp quản sổ sách.
Nội dung cần kiểm tra
In chi tiết công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp;
Rà các khoản công nợ treo lâu năm;
Kiểm tra công nợ âm;
Tìm các khoản đã thanh toán nhưng chưa được cấn trừ;
Xác nhận công nợ với các đối tác lớn.
Ví dụ
Nhà cung cấp A đã nhận đủ tiền nhưng TK 331 vẫn còn số dư 200 triệu đồng. Kế toán cần kiểm tra lại chứng từ thanh toán và đối chiếu công nợ.
Tài khoản cần kiểm tra
TK 131;
TK 331;
TK 138;
TK 141.
Số liệu hàng tồn kho trên phần mềm không phải lúc nào cũng phản ánh đúng số lượng thực tế.
Kế toán cần rà soát
Đối chiếu phần mềm kế toán với báo cáo kho;
Kiểm tra các mã hàng âm kho;
Kiểm kê thực tế khi cần thiết;
Tìm hàng còn trên sổ nhưng thực tế không còn;
Kiểm tra hàng hỏng, thiếu hoặc chậm luân chuyển;
Rà hàng đã bán nhưng chưa ghi nhận giá vốn.
Ví dụ
Sổ kế toán thể hiện còn 500 sản phẩm nhưng kiểm kê thực tế chỉ còn 450 sản phẩm. Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân chênh lệch 50 sản phẩm trước khi chốt số liệu.
Tài khoản cần kiểm tra
TK 151;
TK 152;
TK 153;
TK 154;
TK 155;
TK 156;
TK 157;
TK 632.
Tiền lương không chỉ cần khớp với bảng lương mà còn cần được đối chiếu với thực tế chi trả, BHXH và dữ liệu tính thuế TNCN.
Các nội dung cần rà soát
Đối chiếu hợp đồng lao động;
Kiểm tra dữ liệu chấm công;
So sánh bảng lương với số tiền thực tế đã chi;
Kiểm tra phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ;
Rà soát dữ liệu tính thuế TNCN;
Đối chiếu tiền lương với BHXH.
Ví dụ
Bảng lương ghi tổng phải trả 500 triệu đồng, nhưng ngân hàng chỉ thể hiện chuyển 470 triệu đồng. Kế toán cần xác định 30 triệu đồng còn phải trả hay đã được khấu trừ cho một khoản nào khác.
Tài khoản cần kiểm tra
TK 334;
TK 338;
TK 3335;
Các tài khoản chi phí 6xx liên quan.
Tài sản trên sổ sách cần được đối chiếu với tình trạng sử dụng thực tế.
Những vấn đề cần kiểm tra
Tài sản còn sử dụng thực tế hay không;
Tài sản đã thanh lý nhưng chưa ghi giảm;
Tài sản đã mua nhưng chưa được ghi nhận;
Thời gian khấu hao hoặc phân bổ;
Sự khớp đúng giữa sổ tài sản và thực tế.
Ví dụ
Một máy móc đã thanh lý từ năm trước nhưng sổ sách vẫn còn nguyên giá và tiếp tục theo dõi khấu hao. Kế toán cần kiểm tra hồ sơ thanh lý và thực hiện xử lý ghi giảm phù hợp.
Tài khoản cần kiểm tra
TK 211;
TK 214;
TK 241;
TK 153;
TK 242.
Không nên chỉ kiểm tra tờ khai của kỳ hiện tại. Kế toán mới cần rà soát tình trạng kê khai trong các kỳ trước.
Các nội dung cần kiểm tra
Các kỳ khai thuế GTGT;
Tờ khai thuế TNCN;
Tờ khai thuế TNDN;
Hồ sơ quyết toán năm;
Phân loại hồ sơ đã nộp, chưa nộp và khai bổ sung;
Tìm các kỳ có số liệu chênh lệch.
Ví dụ
Một tờ khai đã nộp thể hiện có số thuế phải nộp nhưng sổ kế toán chưa phản ánh khoản này. Kế toán cần kiểm tra nguyên nhân trước khi điều chỉnh.
Tài khoản cần kiểm tra
TK 133;
TK 3331;
TK 3334;
TK 3335;
Các tài khoản liên quan.
Sổ cái và bảng cân đối số phát sinh là nơi kế toán có thể phát hiện nhiều dấu hiệu bất thường.
Những nội dung cần rà soát
Kiểm tra bảng cân đối số phát sinh;
Kiểm tra số dư tiền;
Kiểm tra công nợ;
Rà soát hàng tồn kho;
Kiểm tra TSCĐ, khấu hao và chi phí chờ phân bổ;
Đánh dấu các khoản có số dư âm;
Xem xét các khoản treo lâu năm.
Ví dụ
TK 111 đang có số dư 2 tỷ đồng, nhưng thực tế quỹ chỉ có 50 triệu đồng. Đây là khoản mục cần được ưu tiên kiểm tra và xác minh.
Các tài khoản nên ưu tiên
TK 111;
TK 112;
TK 131;
TK 133;
TK 138;
Nhóm TK 152–158;
TK 211;
TK 214;
TK 242;
TK 333;
TK 334;
TK 338.
Nhiều vấn đề kế toán xuất phát từ việc số liệu được hạch toán nhưng không có hồ sơ pháp lý hoặc hợp đồng đầy đủ.
Kế toán cần rà soát
Thông tin đăng ký doanh nghiệp;
Hồ sơ góp vốn;
Hợp đồng mua bán;
Hợp đồng thuê;
Hợp đồng vay;
Hợp đồng dịch vụ;
Tình trạng hợp đồng còn hiệu lực hoặc đã hết hạn;
Đối chiếu hợp đồng với hóa đơn và chứng từ.
Ví dụ
Hợp đồng dịch vụ đã hết hạn nhưng doanh nghiệp vẫn tiếp tục xuất hóa đơn theo hợp đồng cũ. Trường hợp này cần kiểm tra lại hồ sơ trước khi tiếp tục ghi nhận.
Tài khoản có thể liên quan
TK 131;
TK 331;
TK 341;
TK 411;
TK 511;
Các tài khoản phát sinh theo từng hợp đồng.
Đây là bước cuối cùng nhưng đặc biệt quan trọng đối với kế toán mới.
Những dữ liệu cần tiếp nhận
Dữ liệu phần mềm kế toán;
Dữ liệu hóa đơn điện tử;
Báo cáo tài chính và tờ khai các năm;
