Một trong những rủi ro nghiêm trọng là doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế nhằm hợp thức hóa chi phí hoặc giảm số thuế phải nộp.
Việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, đặc biệt khi giao dịch không có đầy đủ hồ sơ chứng minh.
Doanh nghiệp cần lưu ý:
Kiểm tra thông tin người bán trước khi giao dịch.
Đối chiếu hàng hóa, dịch vụ thực tế với nội dung trên hóa đơn.
Lưu đầy đủ hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan.
Không sử dụng hóa đơn chỉ nhằm mục đích tăng chi phí hoặc giảm nghĩa vụ thuế.
Lưu ý: Tiết kiệm thuế hợp pháp hoàn toàn khác với việc sử dụng thủ đoạn để trốn thuế.
Một số khoản chi của doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện về phương thức thanh toán để được xem xét tính vào chi phí được trừ hoặc khấu trừ thuế theo quy định.
Nếu doanh nghiệp thanh toán không đúng phương thức hoặc không có đầy đủ chứng từ chứng minh, khoản chi có thể phát sinh rủi ro khi quyết toán thuế.
Kế toán nên kiểm tra:
Giá trị giao dịch.
Phương thức thanh toán.
Chứng từ thanh toán.
Hợp đồng và hồ sơ mua bán.
Sự phù hợp giữa hóa đơn và giao dịch thực tế.
Trường hợp nhân viên mua hàng thay doanh nghiệp nhưng hồ sơ, chứng từ không đầy đủ cũng là một vấn đề cần đặc biệt lưu ý.
Doanh nghiệp không nên chỉ có hóa đơn mà bỏ qua các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng.
Hồ sơ nên được rà soát gồm:
Hóa đơn.
Phiếu nhập kho hoặc hồ sơ giao nhận.
Đề nghị thanh toán.
Chứng từ thanh toán.
Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán nếu có.
Các tài liệu chứng minh hàng hóa, dịch vụ thực tế phục vụ hoạt động kinh doanh.
Nếu hồ sơ không đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh tính hợp lệ của khoản chi khi cơ quan thuế kiểm tra.
Doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ nhưng ghi giá trên hóa đơn thấp hơn giá trị giao dịch thực tế là một rủi ro lớn về thuế.
Hành vi này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải giải trình về:
Giá trị giao dịch.
Doanh thu thực tế.
Thuế GTGT.
Thuế TNDN.
Các chứng từ liên quan đến giao dịch.
Nguyên tắc quan trọng: Hóa đơn cần phản ánh đúng giao dịch phát sinh thực tế và được lập theo đúng quy định.
Một lỗi khác khá phổ biến là đưa những khoản chi mang tính cá nhân vào chi phí của doanh nghiệp.
Ví dụ có thể bao gồm các khoản chi như:
Đi lại cá nhân.
Du lịch cá nhân.
Mua sắm phục vụ nhu cầu riêng.
Các khoản chi không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Để hạn chế rủi ro, kế toán cần xác định rõ mục đích của khoản chi và mối liên hệ với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Không phải cứ có hóa đơn là khoản chi đương nhiên được chấp nhận.
Doanh nghiệp cần đồng thời quan tâm đến tính thực tế, tính liên quan đến hoạt động kinh doanh và hồ sơ chứng minh.
Không lấy hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chứng minh giao dịch và thực hiện các quyền về thuế theo quy định.
Đặc biệt, đối với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ, kế toán nên xây dựng quy trình yêu cầu và kiểm tra hóa đơn ngay khi giao dịch phát sinh.
Doanh nghiệp nên thực hiện:
Yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn theo quy định.
Kiểm tra thông tin trên hóa đơn.
Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng và giao dịch.
Lưu trữ hóa đơn cùng bộ hồ sơ kế toán.
Việc nhờ một doanh nghiệp khác xuất hóa đơn trong khi giao dịch thực tế không phát sinh đúng như nội dung hóa đơn có thể tạo ra rủi ro rất lớn về thuế và hóa đơn.
Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt tránh khi tìm cách hợp thức hóa chi phí.
Không nên:
Mượn pháp nhân để xuất hóa đơn.
Mua hóa đơn để bổ sung chi phí.
Xuất hóa đơn cho giao dịch không có thật.
Hợp thức hóa hồ sơ sau khi giao dịch đã phát sinh nhưng thiếu chứng từ.
Lập hóa đơn không đúng thời điểm là một trong những lỗi kế toán cần thường xuyên rà soát.
Thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào từng loại giao dịch, hàng hóa, dịch vụ và trường hợp cụ thể.
Nếu lập hóa đơn chậm hoặc sai thời điểm, doanh nghiệp có thể phát sinh nguy cơ bị xử lý theo quy định.
H4: Kế toán cần kiểm tra gì?
Thời điểm hoàn thành giao hàng.
Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng nếu thuộc trường hợp áp dụng.
Thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ.
Thời điểm thu tiền đối với những trường hợp có quy định riêng.
Thời điểm lập và phát hành hóa đơn trên hệ thống.
Những sai sót về hóa đơn, chứng từ và kê khai thuế có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều vấn đề khi cơ quan thuế kiểm tra.
Nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp kê khai thiếu nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có thể phải thực hiện khai bổ sung và nộp phần thuế còn thiếu theo quy định.
Tùy tính chất và mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt đối với các hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn và chứng từ.
Việc phát sinh số thuế phải nộp nhưng nộp không đúng thời hạn có thể dẫn đến tiền chậm nộp theo quy định.
Sai sót kéo dài khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian giải trình, bổ sung hồ sơ và xử lý các vấn đề phát sinh khi kiểm tra thuế.
Thay vì chờ đến khi cơ quan thuế kiểm tra mới rà soát, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra định kỳ.
1. Rà soát hóa đơn đầu vào
Kiểm tra thông tin người bán, nội dung hàng hóa dịch vụ, giá trị, thuế suất và tính phù hợp với giao dịch thực tế.
2. Kiểm tra chứng từ thanh toán
Đối chiếu hóa đơn với chứng từ thanh toán và phương thức thanh toán tương ứng.
3. Rà soát chi phí
Phân loại các khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh và kiểm tra hồ sơ chứng minh.
4. Kiểm tra hóa đơn đầu ra
Đối chiếu doanh thu, hợp đồng, giao hàng, nghiệm thu và hóa đơn.
5. Kiểm tra thời điểm lập hóa đơn
Đặc biệt chú ý các giao dịch có nhiều lần giao hàng, nghiệm thu hoặc thu tiền.
6. Rà soát hồ sơ thuế
Đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán, hóa đơn, tờ khai thuế và báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu chi phí và nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp, nhưng cần dựa trên quy định hiện hành và hồ sơ chứng từ đầy đủ.
Đúng giao dịch – đúng hóa đơn – đúng chứng từ – đúng thời điểm – đúng quy định.
Việc chủ động rà soát từ sớm giúp doanh nghiệp hạn chế các khoản chi phí bị loại, giảm nguy cơ sai sót và chuẩn bị tốt hơn khi có yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế.
8 lỗi về thuế và hóa đơn như mua hóa đơn, thanh toán sai quy định, thiếu chứng từ, đưa chi phí cá nhân vào doanh nghiệp, không lấy hóa đơn, mượn doanh nghiệp khác xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sai thời điểm đều là những vấn đề kế toán cần đặc biệt lưu ý.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra hóa đơn – chứng từ – thanh toán – doanh thu – chi phí – thời điểm lập hóa đơn một cách thường xuyên.
Chủ động rà soát thuế hôm nay là cách bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro ngày mai.
