Trang chủ Quyết Toán Kinh nghiệm kiểm tra số liệu trước khi quyết toán thuế hàng năm cần biết

Kinh nghiệm kiểm tra số liệu trước khi quyết toán thuế hàng năm cần biết

Có 1 bầu chọn / điểm trung bình: 5

Cuối năm tài chính không chỉ là thời điểm tổng kết hoạt động kinh doanh, mà còn là “kỳ sát hạch” quan trọng đối với hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Quyết toán thuế hàng năm nếu thực hiện vội vàng, thiếu rà soát có thể dẫn đến những hệ quả không mong muốn: truy thu, tiền chậm nộp, thậm chí xử phạt hành chính. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp không sai lớn - nhưng sai ở chi tiết. Và chính những chi tiết đó lại trở thành điểm rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra. Vì vậy, nắm rõ kinh nghiệm kiểm tra số liệu trước khi quyết toán thuế hàng năm là bước chuẩn bị cần thiết để doanh nghiệp bước vào kỳ quyết toán một cách chủ động và an tâm.

Vì sao cần kiểm tra số liệu trước khi quyết toán thuế?

Theo Điều 16 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có trách nhiệm kê khai trung thực, chính xác và tự chịu trách nhiệm về hồ sơ thuế của mình. Điều này có nghĩa, cơ quan thuế không “xác nhận trước” tính đúng sai của số liệu – doanh nghiệp tự khai và tự chịu trách nhiệm.

Trong khi đó, Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định rõ:

Phạt 20% số thuế khai thiếu
Tiền chậm nộp 0,03%/ngày
Truy thu toàn bộ phần thuế sai sót

Chỉ cần một khoản chi phí bị loại hoặc doanh thu ghi nhận thiếu, số tiền chênh lệch có thể tăng lên rất nhanh theo thời gian. Do đó, kiểm tra số liệu trước quyết toán không phải là “làm thêm cho chắc”, mà là bước quản trị rủi ro tài chính cần thiết.

Những nội dung quan trọng cần rà soát trước khi quyết toán

1. Đối chiếu doanh thu - hóa đơn - tờ khai thuế GTGT

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần đảm bảo:

Doanh thu trên sổ kế toán khớp với tờ khai thuế GTGT các kỳ
Số liệu khớp với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Không bỏ sót hóa đơn đầu ra

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải lập đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế. Sai sót thường gặp:

Xuất hóa đơn chậm so với thời điểm nghiệm thu
Ghi sai thuế suất
Bỏ sót doanh thu chưa xuất hóa đơn

Nếu doanh thu kế toán thấp hơn dữ liệu hóa đơn điện tử, hệ thống quản lý thuế có thể phát hiện ngay.

2. Kiểm tra chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí được trừ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp. Theo quy định của Luật Thuế TNDN và văn bản hướng dẫn, chi phí hợp lệ phải:

Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên (áp dụng từ 01/07/2025)

Ngưỡng 5 triệu đồng là điểm mới nhiều doanh nghiệp dễ bỏ sót. Cần rà soát:

Khoản chi tiền mặt từ 5 triệu đồng
Chi phí không liên quan hoạt động kinh doanh
Chi phí thiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu
Các khoản chi vượt mức khống chế

Nếu không kiểm tra kỹ, khi thanh tra thuế loại chi phí, doanh nghiệp không chỉ bị truy thu mà còn bị phạt.

3. Rà soát công nợ và các khoản phải thu - phải trả

Công nợ tồn đọng nhiều năm là điểm thường bị cơ quan thuế đặt câu hỏi. Doanh nghiệp nên:

Đối chiếu xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
Kiểm tra khoản phải thu khó đòi
Xem xét trích lập dự phòng đúng quy định

Việc trích lập dự phòng sai căn cứ có thể bị loại khỏi chi phí được trừ.

4. Kiểm tra chuyển lỗ và ưu đãi thuế (nếu có)

Nếu doanh nghiệp có lỗ các năm trước, cần đảm bảo việc chuyển lỗ đúng quy định. Luật Thuế TNDN cho phép chuyển lỗ tối đa 05 năm liên tục kể từ năm tiếp theo năm phát sinh lỗ. Tuy nhiên:

Phải kê khai đầy đủ trên phụ lục quyết toán
Chuyển lỗ đúng thứ tự thời gian

Đối với doanh nghiệp đang hưởng ưu đãi:

Có hạch toán riêng thu nhập ưu đãi không?
Tính đúng thời điểm miễn giảm chưa?
Đủ điều kiện ngành nghề và địa bàn không?

Sai sót ở phần này thường dẫn đến truy thu số tiền lớn.

5. Kiểm tra thuế TNCN và tiền lương

Thuế TNCN thường bị xem nhẹ nhưng lại tiềm ẩn rủi ro. Doanh nghiệp cần:

Đối chiếu bảng lương với tờ khai thuế TNCN
Kiểm tra hồ sơ giảm trừ gia cảnh
Rà soát hợp đồng lao động
Kiểm tra thu nhập vãng lai

Sai sót nhỏ trong khấu trừ có thể dẫn đến phạt và truy thu.

6. Kiểm tra tài sản cố định và khấu hao

Khấu hao sai thời gian hoặc phân loại sai tài sản sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí được trừ. Doanh nghiệp nên:

Đối chiếu nguyên giá tài sản
Kiểm tra khung thời gian khấu hao
Rà soát hồ sơ mua sắm, bàn giao

Đây là nội dung thường bị kiểm tra khi thanh tra thuế.

Những sai lầm phổ biến khi quyết toán thuế

Qua thực tế hỗ trợ doanh nghiệp, những lỗi thường gặp gồm:

Chỉ kiểm tra tổng số mà không soát chi tiết
Không cập nhật quy định mới
Thiếu hồ sơ chứng minh giao dịch
Phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm kế toán

Trong khi đó, hệ thống quản lý thuế hiện nay đối chiếu dữ liệu tự động giữa hóa đơn, ngân hàng và tờ khai thuế.

Lợi ích khi kiểm tra số liệu trước quyết toán

Việc rà soát kỹ trước khi nộp hồ sơ giúp doanh nghiệp:

Chủ động điều chỉnh sai sót
Giảm thiểu mức xử phạt
Tránh bị truy thu bất ngờ
Xây dựng hệ thống kế toán minh bạch

Quan trọng hơn, đây là bước giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình tài chính thực tế của mình.

Doanh nghiệp có nên thuê đơn vị kiểm tra trước quyết toán?

Đối với SME hoặc doanh nghiệp không có bộ phận kế toán chuyên sâu, việc thuê dịch vụ kiểm tra trước quyết toán là lựa chọn hợp lý. Đơn vị chuyên môn sẽ:

Rà soát theo checklist chuyên nghiệp
Phát hiện rủi ro tiềm ẩn
Đề xuất phương án điều chỉnh hợp pháp
Hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế nếu cần

Chi phí dịch vụ thường thấp hơn rất nhiều so với khoản truy thu có thể phát sinh. Kinh nghiệm kiểm tra số liệu trước khi quyết toán thuế hàng năm không chỉ là công việc của kế toán, mà là một phần quan trọng trong chiến lược quản trị tài chính của doanh nghiệp. Một bộ hồ sơ quyết toán được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp: