Chi Phí Hợp Lệ Khi Quyết Toán Thuế Gồm Những Điều Kiện Nào?

Vì sao doanh nghiêp bị loại chi phí khi quyết toán thuế?

Nhiều doanh nghiệp bị truy thu thuế không phải vì gian lận, mà do chi phí không đáp ứng đủ điều kiện hợp lệ. Những lỗi phổ biến gồm:

• Chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh
• Thiếu hồ sơ chứng từ đi kèm
• Thanh toán sai quy định

​Hiểu đúng tiêu chuẩn chi phí hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

3 Điều kiện để chi phí được xem lả hợp lệ

3.1. Chi phí phải liên quan đến hoạt động sản xuất - kinh doanh

Khoản chi phải phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho việc tạo ra doanh thu của doanh nghiệp.

Ví dụ chi phí hợp lệ:

• Thuê văn phòng, mặt bằng kinh doanh
• Nguyên vật liệu sản xuất
• Lương nhân viên
• Chi phí quảng cáo, marketing

Chi phí dễ bị loại:

• Chi tiêu mang tính cá nhân của giám đốc
• Chi tiếp khách không rõ nội dung công việc
• Mua sắm không phục vụ hoạt động kinh doanh

Cơ quan thuế thường yêu cầu doanh nghiệp giải trình: "Khoản chi này liên quan đến doanh thu như thế nào?"

3.2. Có đầy đủ hóa đơn, chúng từ hợp pháp

Hóa đơn chỉ là một phần. Doanh nghiệp cần bộ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế. 

Hồ sơ thường gồm:

• Hóa đơn hợp lệ
• Hợp đồng kinh tế
• Biên bản nghiệm thu/bàn giao
• Phiếu thu - chi
• Bảng lương, bảng chấm công (đối với chi phí nhân sự)

Thiếu chứng từ đi kèm là lý do nhiều khoản chi dịch vụ, quảng cáo bị loại khi quyết toán thuế.

3.3. Thanh toán đúng quy định pháp luật

Với hóa đơn có giá trị tù 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thanh toán không đúng tiền mặt.

Thanh toán hợp lệ:

• Chuyển khoản từ tài khoản công ty
• Thanh toán đúng tên đơn vị trên hóa đơn

Thanh toán không hợp lệ:

• Trả bằng tiền mặt
• Chuyển từ tài khoản cá nhân 
• Chuyển sai nội dung hoặc sai đối tượng

Sai điều kiện thanh toán có thể khiến chi phí bị loại dù hóa đơn hoàn toàn hợp pháp.

Hậu quả khi chi phí không hợp lệ

Nếu chi phí không đáp ứng đủ 3 điều kiện:

• Bị loại khỏi chi phí được trừ
• Tăng thu nhập chịu thuế
• Tăng số thuế TNDN phải nộp
• Có thể bị phạt và truy thu thuế

Kết luận 

Để chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải đảm bảo:

• Liên quan đến hoạt động kinh doanh
• Có hóa đơn chứng từ hợp pháp
• Thanh toán đúng quy định

Việc ra soát hồ sơ trước khi quyết toán sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và giảm thiểu chi phí bị loại.

Kế Toán Đại Dương – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi vấn đề về kế toán và thuế.

Hotline: 0966 002 638

Email: [email protected]

Website: https://ketoanthuedaiduong.com/