Hướng dẫn thay thế điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

1. Căn cứ pháp lý về thay thế, điều chỉnh hóa đơn

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ
• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung các điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Điểm cốt lõi: Bãi bỏ việc “hủy hóa đơn điện tử đã lập sai”. Thay vào đó, người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

2. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai

Áp dụng với hóa đơn điện tử:

• Có mã của cơ quan thuế
• Không có mã nhưng đã chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế

Các sai sót thường gặp theo sơ đồ hướng dẫn:

• Sai tên, địa chỉ người mua
• Sai mã số thuế
• Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế
• Sai quy cách, chất lượng, chủng loại hàng hóa

Lưu ý: Nếu chỉ sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng MST và các nội dung khác → KHÔNG phải lập lại hóa đơn
➡ Người bán:

• Thông báo cho người mua
• Thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT

3. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã nhưng đã chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế), việc xử lý được thực hiện theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Thông báo hóa đơn điện tử lập sai

Người bán thực hiện đồng thời:

• Thông báo cho người mua về hóa đơn điện tử đã lập sai;
• Thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác:

• Không phải lập lại hóa đơn;
• Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế theo quy định.

Bước 2: Lập biên bản hoặc thông báo sai sót

Việc lập biên bản/thông báo được thực hiện tùy theo đối tượng người mua:

• Người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh:
  Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận nội dung sai sót, ký xác nhận và lưu giữ.
• Người mua là cá nhân:
  Người bán thông báo cho cá nhân hoặc đăng tải công khai thông tin sai sót trên website của người bán (nếu có).

Bước 3: Xác định hình thức xử lý hóa đơn

Căn cứ nội dung sai sót, người bán lựa chọn một trong hai hình thức sau:

• Lập hóa đơn điều chỉnh:
  Áp dụng khi hóa đơn sai một phần nội dung (số lượng, đơn giá, tiền thuế, thuế suất…).
• Lập hóa đơn thay thế:
  Áp dụng khi hóa đơn sai toàn bộ nội dung, cần thay thế hoàn toàn hóa đơn đã lập.

Không được hủy hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 4: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh

• Ghi rõ dòng chữ:
  “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày… Tháng… Năm…”
• Hóa đơn gốc vẫn được lưu trữ và đối chiếu.

Trường hợp lập hóa đơn thay thế

• Ghi rõ dòng chữ:
  “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày… Tháng… Năm…”
• Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử mới.

Bước 5: Trường hợp lập sai nhiều hóa đơn trong cùng tháng

Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn điện tử của cùng một người mua, thì:

• Người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế chung;
• Đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Bước 6: Ký số và gửi hóa đơn

Sau khi lập:

• Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế;
• Gửi hóa đơn:
  • Cho người mua (đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế); hoặc
  • Gửi cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi lại cho người mua (đối với hóa đơn có mã).

Bước 7: Kê khai thuế

• Người bán và người mua thực hiện kê khai bổ sung;
• Kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế, không kê khai tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.