Theo Kế hoạch 3115/KH-BHXH, quá trình chuyển đổi được triển khai theo 2 giai đoạn.
Từ 15/08/2026 đến trước 01/09/2026, cơ quan BHXH thực hiện chuẩn hóa dữ liệu và chuẩn bị hệ thống phục vụ quá trình chuyển đổi.
Từ 01/09/2026, hệ thống bắt đầu chuyển đổi dữ liệu và vận hành theo số định danh cá nhân/CCCD.
Phần mềm Thu và quản lý sổ, thẻ (TST) là hệ thống nguồn thực hiện chuyển mã số BHXH sang số ĐDCN/CCCD. Các phần mềm nghiệp vụ khác sẽ đồng bộ dữ liệu từ hệ thống này thay vì tự chuyển đổi độc lập.
Không.
Người lao động không phải tự làm thủ tục đổi mã số BHXH chỉ vì hệ thống chuyển sang sử dụng số định danh cá nhân hoặc CCCD.
Việc chuyển đổi được thực hiện trên hệ thống của cơ quan BHXH.
Đồng thời, việc thay đổi phương thức định danh không làm thay đổi:
Lịch sử tham gia BHXH;
Dữ liệu đóng – hưởng;
Giá trị sử dụng thẻ BHYT;
Quyền lợi BHXH;
Quyền lợi BHYT;
Quyền lợi BHTN của người tham gia.
Doanh nghiệp và người lao động không cần đăng ký lại quá trình tham gia BHXH chỉ vì mã định danh trên hệ thống thay đổi.
Trọng tâm là bảo đảm thông tin định danh hiện tại chính xác để hệ thống có thể liên kết đúng với dữ liệu đã có.
Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Thay vì chờ đến khi phát sinh thủ tục báo tăng, báo giảm hoặc giải quyết chế độ mới phát hiện sai lệch, doanh nghiệp nên chủ động rà soát dữ liệu người lao động ngay từ bây giờ.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
Số CCCD/số định danh cá nhân của người lao động có chính xác và thống nhất với hồ sơ đang quản lý hay không.
Đối chiếu thông tin giữa:
Hồ sơ nhân sự;
Dữ liệu BHXH;
Thông tin định danh hiện tại của người lao động.
Đặc biệt lưu ý những trường hợp hồ sơ cũ có thông tin khác với dữ liệu hiện tại.
Doanh nghiệp nên rà soát xem thông tin người lao động đã được xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hay chưa.
Kiểm tra sự thống nhất giữa dữ liệu trên phần mềm BHXH điện tử với:
Hồ sơ lao động;
Dữ liệu nhân sự;
Thông tin trên VssID.
Những trường hợp dữ liệu chưa khớp hoặc chưa đủ điều kiện chuyển đổi tự động nên được phân loại và xử lý sớm để tránh phát sinh vướng mắc khi thực hiện thủ tục BHXH.
Trong quá trình quản lý lao động, một số trường hợp có thể khiến thông tin BHXH chưa khớp hoàn toàn với dữ liệu dân cư.
Người lao động đã được cấp CCCD mới nhưng doanh nghiệp vẫn đang lưu thông tin giấy tờ cũ có thể dẫn đến dữ liệu không đồng nhất.
Một số hồ sơ cũ có thể có sự khác biệt về:
Họ tên;
Cách ghi họ tên;
Ngày tháng năm sinh;
Giới tính.
Những người tham gia BHXH trong thời gian dài có thể vẫn còn thông tin theo giấy tờ cũ.
Nếu dữ liệu chưa được chuẩn hóa, hệ thống có thể cần thêm bước xác minh trước khi đồng bộ hoàn toàn.
Đối với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn người lao động, việc rà soát từng trường hợp khi phát sinh thủ tục có thể mất nhiều thời gian.
Do đó, doanh nghiệp nên rà soát theo danh sách người lao động và phân loại các trường hợp có nguy cơ sai lệch.
Nhóm 1 – Dữ liệu khớp:
Thông tin CCCD, họ tên, ngày sinh, giới tính và dữ liệu BHXH thống nhất.
Nhóm 2 – Cần cập nhật:
Người lao động đã thay đổi CCCD hoặc thông tin cá nhân nhưng hồ sơ chưa được cập nhật.
Nhóm 3 – Cần xác minh:
Thông tin giữa hồ sơ nhân sự, BHXH và dữ liệu dân cư không thống nhất.
Cách rà soát này giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các trường hợp có vấn đề trước khi phát sinh thủ tục.
Doanh nghiệp FDI thường quản lý nhân sự đồng thời trên nhiều hệ thống như:
Phần mềm nhân sự nội bộ;
Hệ thống của tập đoàn;
Phần mềm tính lương;
Hệ thống BHXH điện tử tại Việt Nam.
Nếu mỗi hệ thống sử dụng một định dạng hoặc bộ dữ liệu khác nhau, quá trình đối chiếu có thể phát sinh sai lệch.
Hồ sơ lao động tại Việt Nam;
Dữ liệu tính lương;
Thông tin trên hệ thống BHXH;
Thông tin định danh của người lao động;
Sự thống nhất giữa các hệ thống quản lý.
Đối với lao động nước ngoài, doanh nghiệp cũng cần phân biệt nhóm đối tượng áp dụng số ĐDCN/CCCD với nhóm sử dụng giấy tờ định danh khác theo hồ sơ tham gia BHXH, tránh áp dụng máy móc.
Không.
Theo nội dung bài viết, việc chuyển đổi được triển khai theo hướng bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và kế thừa đầy đủ lịch sử giao dịch, quá trình tham gia, hưởng chế độ cũng như các hồ sơ điện tử đã phát sinh.
Do đó, người lao động và doanh nghiệp không cần đăng ký lại quá trình tham gia BHXH chỉ vì phương thức định danh trên hệ thống thay đổi.
Điều quan trọng là thông tin định danh hiện tại phải chính xác để hệ thống liên kết đúng với dữ liệu đã có.
Sai lệch dữ liệu thường chỉ được phát hiện khi doanh nghiệp đang cần thực hiện một thủ tục cụ thể như:
Báo tăng lao động;
Báo giảm lao động;
Giải quyết chế độ ốm đau;
Giải quyết chế độ thai sản;
Xác nhận quá trình đóng BHXH.
Khi đó, doanh nghiệp vừa phải điều chỉnh dữ liệu vừa xử lý hồ sơ có thể khiến thời gian thực hiện kéo dài hơn.
☑ Số CCCD/số định danh cá nhân
☑ Họ và tên
☑ Ngày tháng năm sinh
☑ Giới tính
☑ Tình trạng xác thực dữ liệu dân cư
☑ Dữ liệu trên hệ thống BHXH điện tử
☑ Thông tin trên VssID
☑ Hồ sơ lao động
☑ Dữ liệu tiền lương
☑ Các trường hợp chưa đồng bộ hoặc có sai lệch
Việc sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay cho mã số BHXH trên hệ thống từ 01/09/2026 là bước chuyển đổi quan trọng trong quá trình đồng bộ dữ liệu BHXH.
Người lao động không phải tự làm thủ tục đổi mã số, đồng thời lịch sử tham gia và quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN không bị thay đổi chỉ vì phương thức định danh được chuyển đổi.
Đối với doanh nghiệp, việc cần làm nhất lúc này là chủ động rà soát và chuẩn hóa dữ liệu nhân sự, hồ sơ lao động và thông tin BHXH, đặc biệt với doanh nghiệp có đông lao động và doanh nghiệp FDI.
Đúng dữ liệu – đúng định danh – đúng hồ sơ – chủ động trước khi phát sinh thủ tục.
